автор: Leader MLman

эффективный учёт рабочего времениРуководители часто придерживаются мнения, что главное в работе офиса или отдела – выполнение поставленной задачи, а когда и как сотрудники ей занимаются, вопрос несущественный. Клиенты тоже мало интересуются, когда работники приходят и уходят из офиса, они заинтересованы в том, чтобы получить вовремя готовый проект. Но если руководитель не контролирует рабочий процесс, тот быстро превращается в хаос. Сотрудники могут опаздывать или терять рабочее время, решая если не личные, то просто несущественные вопросы. Как сделать так, чтобы подчиненные прилежно трудились, укладываясь с выполнением задач в оговоренные сроки? Добиться этого несложно, достаточно грамотного планирования и контроля.

Планирование

Вы должны не только ставить задачи и назначать конечный срок их выполнения, но и планировать промежуточные этапы работы. Необходимо четко распределить между подчиненными обязанности по конкретному проекту, чтобы каждый знал, чем должен заниматься. Конкретизируйте задачи: чем лучше будет распланирована работа, тем проще будет справиться с ней. Постарайтесь предусмотреть возможные задержки и форс-мажоры, учитывайте особенности работников.

Контроль

Основа контроля – учет рабочего времени: когда коллеги приходят, когда покидают рабочее место. Для этого вам потребуется журнал учета рабочего времени. Это не только рекомендации специалистов по контролю временем, но и требование законодательства. Ведение журнала – основа эффективной работы. Что собой представляет журнал? Это может быть книга, в которой отмечается время появления сотрудников в офисе, их опоздания, командировки и сверхурочные. Однако «бумажные» журналы стремительно устаревают, они уже не соответствуют требованиям современного мира. С их помощью вы не сможете быстро посчитать, сколько часов находился на рабочем месте определенный сотрудник.

Оптимальный вариант – электронный журнал учета рабочего времени. Он позволяет производить расчеты одним кликом, дает возможность быстро уточнить необходимую информацию. Вам не придется отдельно рассчитывать время, отработанное каждым человеком. Все будет подсчитываться автоматически. Кроме того, вы сможете контролировать работников, находясь за пределами офиса.

Анализ

Располагая журналом учета рабочего времени, вы сможете быстро составить впечатление о работе коллектива. Кто из сотрудников постоянно опаздывает? Кто спешит домой, а кто задерживается подольше? Все эти сведения нужны, чтобы понять, куда тратится рабочее время. Но кое-что журнал сделать не способен: он не поможет вам убедиться, что коллеги заняты делами, находясь на рабочем месте. Чтобы избежать бесцельной траты рабочих часов, особенно в утреннее время, вводите систему промежуточных отчетов. Требуйте от сотрудников не только готового результата, но и демонстрации промежуточных этапов выполнения работы. Это могут быть черновики, наработки, документации – все, что подтверждает рабочую активность и может гарантировать, что вы укладываетесь с проектом в отведенные сроки.


Яндекс.Метрика